Las listas de verificación son documentos que incluyen anotaciones claves para la ejecución de las actividades de auditoría. Aquí te enseñamos como elaborarlas.
Generalmente elaboradas como un formulario, cuestionario o planilla, estas listas son como una ayuda memoria para que el auditor siga una secuencia organizada de observaciones durante la ejecución de la auditoría.
Si se emplean, dichas listas deben basarse en un método adecuado de recolección de datos y el auditor deberá estar entrenado en su uso.
Las listas de verificación deben responder a la especificidad de cada auditoría. Éstas deben ser simples, objetivas y de fácil uso, lectura y entendimiento, además de identificar datos y hechos.
Con ese objetivo, las preguntas generalmente incluidas en ellas están relacionadas con requisitos específicos por lo tanto, no deben agregar nuevos requisitos a la normativa o alterar su esencia. Siempre que fuera posible, las respuestas a estas preguntas deben ser SÍ o NO.
En la construcción de las Listas de Verificación los auditores deben considerar el diagrama de flujo y el plan HACCP correspondientes al proceso a auditar y formular cuestiones objetivas que abarquen los aspectos referentes a métodos, materiales, equipos, medidas, mano de obra y condiciones ambientales para cada sector
Ejemplo: Recursos materiales
¿Se recibe según las especificaciones?
¿Se almacena según las especificaciones?
¿Llega al establecimiento con los certificados?
¿Es posible identificar su origen?
¿Se están usando aditivos?
En caso afirmativo, ¿la utilización del aditivo cumple con legislación vigente?
El empleo de listas de verificación modelo o genéricas posee limitaciones, tales como no reflejar prioridades y responsabilidades, no identificar condiciones especiales o propias de procesos o fábricas específicas y causar la falsa impresión de que se podría realizar una auditoría sin el conocimiento o preparación necesarios.
Por otro lado, estas listas modelo pueden ofrecer los siguientes beneficios: estandarizar cuando fuera necesario el trabajo de auditoría (por ejemplo, en una Auditoría Oficial); ofrecer un punto de partida, sirviendo como un "banco" de preguntas y reducir el tiempo de elaboración de una nueva Lista de Verificación.
Beneficios de las Listas de Verificación o Check List
Entre los beneficios que se obtienen de la preparación de la lista de verificación de la auditoría se pueden mencionar los siguientes (Torres, 2009):
Asegurar la profundidad y continuidad de la investigación, actúa como guía o recordatorio.
Obliga al auditor a investigar los requisitos.
Ayuda al auditor líder a identificar las metas y las áreas de auditoría.
Ayuda a mantener la marcha de la auditoría con una rápida referencia de las áreas auditadas.
Ayuda al auditor líder a efectuar redistribuciones de tareas rápidas cuando es necesario.
Ayuda a mantener la auditoría en curso.
Suministra buena información histórica como guía para futuras auditorías.
Suministra un registro de ejecución/ observaciones de la auditoría.
Muchas veces sucede que, durante una auditoría surge información que invalida parte de la lista de verificación elaborada. En ese momento, la lista de verificación deberá ser modificada o el auditor deberá crear nuevas preguntas durante la realización de la auditoría.
A continuación, se brindan algunos ejemplos de preguntas relevantes que se pueden incluir dentro de una lista de verificación, de acuerdo a las actividades y naturaleza de la organización auditada.
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